Retrospektywa

Tym razem poruszymy temat retrospektywy. Z naszej perspektywy jest to bardzo ważne wydarzenie, w którym cały zespół Scrum może szczerze oddać się autorefleksji nad zakończonym Sprintem lub nad innymi tematami wymagającymi głębszej dyskusji.

Inspiracją do napisania artykułu na temat retrospektywy była współpraca z zespołami, które z różnych przyczyn zostały zniechęcone do tego wydarzenia. 

Dlaczego tak się dzieje i co możemy zrobić w takiej sytuacji dowiecie się z tekstu poniżej. 

Retrospektywa – krótkie wytłumaczenie co to jest 🙂 

Retrospektywa to wydarzenie, w którym wykonuje się inspekcję procesów, narzędzi, Definition of Done, jak również interakcji między członkami zespołu Scrum. Dodatkowo zespół Scrum ma doskonałą okazję do omówienia sytuacji, które miały miejsce podczas minionego sprintu i wymagają wyciągnięcia wniosków. 

Poprzez adaptację zespół Scrum może ułożyć plan wdrożenia usprawnień lub eksperymentów, które mają poprawić produktywność zespołu, a co za tym idzie wpłynąć pozytywnie na wartość rozwijanego produktu. Czas trwania retro zależy od długości sprintu – w trakcie jednomiesięcznego sprintu na retrospektywę powinniśmy przeznaczyć maksymalnie do trzech godzin.

Najczęstsze problemy i antywzorce

  1. Niechęć zespołu Scrum do retrospektywy – w przypadku współpracy z zespołami, które nie chcą uczestniczyć w wydarzeniu w pierwszej kolejności należy zidentyfikować źródło takiej postawy. W takiej sytuacji przydatna może się okazać technika ESVP (Explorer, Shoper, Vacationer, Prisoner), dzięki której zrozumiemy, jak podczas retro czuje się każdy z członków zespołu oraz stworzymy przestrzeń do dyskusji o czynnikach, które wpływają na taką postawę. 
  2. Brak współpracy między członkami zespołu Scrum podczas sprintu i wydarzeń Scrum – w pracy Scrum Mastera/Agile Coacha mogą pojawić się sytuacje, w których podejmujemy współpracę z zespołem, którego członkowie nie są ze sobą zintegrowani i nie czerpią przyjemności ze wspólnej pracy. W takim przypadku retrospektywa jest idealną okazją do zgłębiania przyczyn takich relacji. Najprostszą formą zidentyfikowania obszarów do usprawnień jest wskazanie przez każdą osobę w skali 1-5 zadowolenia z pracy w zespole. Wyniki powinny zostać omówione ze wszystkimi członkami, co stworzy przestrzeń do dyskusji. 
  3. Brak Product Ownera podczas retrospektywy – w wydarzeniu powinni brać udział wszyscy członkowie zespołu Scrum, w tym również Product Owner. Jeżeli PO nie pojawia się na retrospektywach rolą Scrum Mastera jest znalezienie przyczyny takiej sytuacji, przypomnienie znaczenia obecności Product Ownera oraz doprowadzenie do zmian w tym zakresie.
  4. Brak perspektywy postrzegania Scrum Mastera jako członka zespołu Scrum – SM jest jedną z ról w zespole Scrum, która nie ogranicza się wyłącznie do roli facylitatora. Podczas retrospektywy Scrum Master może, a nawet powinien aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu. Jeżeli taka postawa wzbudza wątpliwość u któregokolwiek członka zespołu, zadaniem SM jest jasne zakomunikowanie jego roli podczas retro i zwrócenie uwagi na tzw „zmianę czapki” z facylitatora na członka zespołu i odwrotnie. 

Jak powinna wyglądać retrospektywa?

Poniżej znajdziecie sprawdzony przebieg retrospektywy, który nie tylko pomoże w facylitacji, ale również zwiększy efektywność i dynamikę wydarzenia.

  1. Jasne określenie znaczenia i celu retrospektywy – bardzo ważny punkt dla wszystkich uczestników wydarzenia. Warto na początku każdego spotkania przypomnieć dlaczego się spotykamy i jaki jest oczekiwany efekt po retrospektywie. Taki wstęp pomaga stworzyć atmosferę wzajemnego zaufania, co pozwoli członkom zespołu Scrum poczuć się komfortowo i otworzyć się na dyskusje o swoich obserwacjach i odczuciach. Możemy również wzmocnić ten przekaz poprzez zastosowanie zasady „co wydarzyło się w Las Vegas, zostaje w Las Vegas” 🙂
  2. Omówienie informacji i danych zebranych podczas sprintu – część merytoryczna wydarzenia, czyli rozmowa o metrykach, budowanych komponentach, czy zakończonych historyjkach użytkownika. Oczywiście mówimy tutaj o części procesowej ponieważ produktowa ma miejsce podczas Review. Jednym z elementów retrospektywy jest przedstawienie burndown chartów, osiągniętego velocity lub innych miar oraz dyskusja całego zespołu Scrum o osiągniętych wynikach. 
  3. Rozmowa o zakończonym sprincie – moment, gdy Scrum Master/Agile Coach może szczególnie wykorzystać swój warsztat facylitatora 🙂 Zespół Scrum powinien podjąć dyskusję zarówno o sukcesach odniesionych podczas sprintu, jak i elementach, które wymagają usprawnienia. Jedną z popularnych i łatwych do zastosowania metod jest Stop-Start-Continue. Scrum Master powinien jednak zadbać o różnorodność wykorzystywanych technik, aby zespół nie odczuł wkradającej się monotonii. Inspiracje odnośnie nowych metod możecie zaczerpnąć od innych Scrum Masterow zarówno w organizacji, jak i poza nią. 
  4. Ulepszenia / eksperymenty – w tej części retrospektywy cały zespół Scrum dyskutuje oraz decyduje o tym, jakie ulepszenia powinny zostać wdrożone, aby zmaksymalizować tworzoną wartość. Każda decyzja powinna zostać przedstawiona w postaci action itemu oraz przypisana do odpowiedniej osoby, co ułatwi podjęcie pożądanych działań. 
  5. Zakończenie retrospektywy – jest to czas na podsumowanie wydarzenia oraz wszystkich poruszanych na nim tematów. Dobrym sposobem na zakończenie jest wykonanie retro retrospektywy, czyli podsumowanie, które elementy wydarzenia przebiegły sprawnie, a w których dostrzegamy przestrzeń na ulepszenia i podniesienie efektywności. 

Retro w czasach pandemii

Już prawie rok żyjemy w zamknięciu przez pandemię Covid-19. Nasza praca również przeniosła się do świata wirtualnego. Mimo wielu przeszkód, jako Scrum Masterzy czy Agile Coach’owie musimy dalej działać w taki sposób, aby wszystkie wydarzenia Scrum były efektywne, w tym także retrospektywa. Obecnie mamy dostęp  do wielu narzędzi, które pozwalają na bardzo dobrą kooperację wszystkich członków zespołu Scrum. Same narzędzia nie zagwarantują nam jednak sukcesu, dlatego warto pamiętać o elementach, które pozwolą uczestnikom polubić wspólne uczestnictwo w wydarzeniach. 

  1. Włączone kamery – zadajmy sobie pytanie, czy bez włączonych kamer retro będzie efektywne? Bez widoku drugiej osoby nie jesteśmy w stanie zaobserwować jej reakcji na poruszane tematy, dodatkowo brak włączonej kamery rozpręża uczestników, co w efekcie może poskutkować mniejszym zaangażowaniem. 
  2. Zmiana techniki retrospektywy – chyba każdy się zgodzi, że stałe wykorzystywanie tylko jednego sposobu prowadzenia retro (np. Stop-Start-Continue) przyniesie wyłącznie niechęć i znudzenie tym wydarzeniem. Wykorzystajmy każdy możliwy sposób, aby retro było ciekawe i każdy członek zespołu Scrum chciał w nim uczestniczyć. 
  3. Narzędzia – używajmy jak najprostszych narzędzi. Nikt nie chce tracić czasu podczas spotkania na tłumaczenie sposobu działania danego narzędzia. Sprawdzonymi narzędziami do prowadzenia retrospektywy są na przykład Mural, czy Funretro. 
  4. Facylitacja – dbajmy o to, aby podczas spotkania każdy uczestnik miał okazję do przedstawienia swojego zdania i aby jego wypowiedź została wysłuchana przez innych członków zespołu Scrum. Angażujmy zespół, aby chciał rozmawiać i dzielić się swoim punktem widzenia.