Scrum master jako Change Agent

Dzisiejszym tematem jest kolejna postawa Scrum Mastera, której serię rozpoczęliśmy jakiś czas temu artykułem o Przywództwie Służebnym. Pod ostrze noża bierzemy postawę Scrum Mastera o wdzięcznej nazwie Agenta Zmiany.

Moglibyśmy się założyć, że w Waszym doświadczeniu mierzyliście się z częstym pytaniem osób, z którymi współpracowaliście tj. “Dlaczego to zmieniać? Przecież zawsze tak robiliśmy.” Gdyby tak za każde tego typu pytanie lub stwierdzenie dostać 10 zł, to po kilku latach spokojnie uzbierałaby się suma na całkiem przyzwoite wakacje. 

Trochę tak jest, że zmiany niechętnie są przyjmowane szczególnie na początku, nawet w naszym życiu codziennym, więc nie ma co się dziwić, że podobnie będzie w pracy, jest to tzw. problem strefy komfortu. W ostatnich latach w organizacjach obserwuje się wiele zmian, co jest naturalnym efektem. Jako że dynamika rynku przyspiesza, klienci są coraz bardziej wymagający, powstaje duża ilość konkurencyjnych produktów, a wykorzystanie i inwestowanie w szeroko pojęte IT jest już podstawą każdej organizacji. Prowadzenie biznesu w dzisiejszych realiach wymaga przede wszystkim dostarczania wysokiej jakości produktów lub usług jak najszybciej, ale z drugiej strony ważnym elementem jest innowacyjność, czyli odkrywanie tego, czego potencjalni użytkownicy lub klienci jeszcze nie mieli okazji doświadczyć.

Wiele organizacji w zwinności upatruje szansę na utrzymanie tempa wzrostu swojego rozwoju, zmieniając podejście do wytwarzania produktów. Tym samym, w pewnym momencie decydując się na zmiany, przeważnie Scrum jest pierwszym wyborem, a co za tym idzie Agent Zmiany ak. Scrum Master będzie bardzo ważnym ogniwem modnego stwierdzenia “podróży Agile”. W każdej organizacji owa podróż będzie wyboista i nie oszukujmy się, decydując się na zawód Scrum Mastera musimy wziąć to pod uwagę, bo odnosząc się wprost do Scruma, którego definicja “lekki, łatwy do zrozumienia, ale trudny do do opanowania” nie powstała bez przyczyny.

Przed rozpoczęciem dalszej analizy postawy, standardowo podkreślamy ważny element, czyli obszar działań Scrum Mastera. Scrum Master współpracuje z zespołem/ami, Product Ownerem i jego otoczeniem, jak również organizacją. Nie zapominajmy o tym, bo jako Scrum Master nie będziesz efektywnym Agentem Zmiany, jeśli w swojej strategii nie weźmiesz pod uwagę ekosystemu, w którym operuje zespół deweloperski

Dodatkowo, w momencie dołączenia do nowej organizacji lub nowego zespołu w dużej organizacji, które są na różnym etapie dojrzałości Agile/Scrum, warto wyjść z założenia, że zastaniemy najgorszy możliwy scenariusz, który powinniśmy przełożyć w wyzwanie.

Jest to istotne z dwóch powodów:

  1. Lepiej się miło zaskoczyć, niż mocno rozczarować. Jako że niezależnie od tego, jak kolorowo i profesjonalnie potoczy się rozmowa kwalifikacyjna, to pełnego obrazu sytuacji na bazie kilku godzin nie jesteśmy w stanie uzyskać.
  2. Scrum-Utopia nie istnieje, bo gdyby istniała, rola Scrum Mastera nie byłaby aż tak potrzebna.

No dobra, to jak to jest z tym Agentem Zmiany?
Przede wszystkim ważny jest cel nadrzędny, który powinniśmy jako Scrum Masterzy przed sobą postawić, czyli budowanie kultury organizacyjnej, w której Zespoły Scrumowe mogą się rozwijać.

Poniżej przedstawiamy zestaw rad i dobrych praktyk, które mogą przeważyć o przechyleniu szali sukcesów w procesie wprowadzania zmian na Twoją korzyść:

Zbieraj potrzeby zmian

Ważne na początku, żeby podejść do jakiekolwiek działania opierając się na potrzebie. O wiele prościej będzie w momencie, gdy zespół zgłasza przeszkodę na retrospektywie, która będzie wymagać wsparcia Scrum Mastera, lub gdy członkowie sygnalizują problemy indywidualnie na F2F podczas porannej kawy lub innej ku temu okazji. Nawet jeśli Scrum Master lokalizuje potencjalne miejsce do usprawnień na bazie swoich obserwacji, dobrze jest określić i zderzyć z zespołem ich sens, aby nie poświęcać czasu i energii na tzw. wprowadzanie zmiany dla samej zmiany.

Zrób dobry wywiad

Warto zasięgnąć języka, aby dowiedzieć się więcej o kandydacie do zmiany i jego genezie. Członkowie zespołu będą naturalnym punktem zaczepienia, ale dobrze jest rozejrzeć się wśród otoczenia np. Scrum Masterów, Liderów, lub innych zespołów, aby zweryfikować, czy czasem swoimi działaniami nie będziemy odkrywać koła na nowo.  

Zwizualizuj rejestr potencjalnych zmian

Dobrą praktyką jest prowadzenie tzw. Backlogu Scrum Mastera lub rejestru “Impedimentów”. Przede wszystkim zapewni to większy porządek w procesie wprowadzania zmiany i zadziała jak element motywacji pokazując, że istnieją otwarte tematy, którymi nadal należy się zająć. Od razu warto zaznaczyć, że w przyszłości, na drodze zwinnej transformacji, tego typu osobisty rejestr Scrum Mastera może przerodzić się w organizacyjną metodę pracy nad zmianami.

Priorytetyzuj potrzeby

W myśl zasady “od razu świata nie zbawimy”, racjonalnym jest nadawanie potrzebom priorytetów. Posiłkując się ideą Kanbana, lepiej kończyć tematy jeden po drugim, niż jednocześnie doprowadzić do wielowątkowości i dołączyć do biura spraw niedokończonych. Z drugiej strony, kaliber obszarów do zmian może być różny – od akcji, które zostaną załatwione podczas jednej rozmowy, do przedsięwzięcia, które może potrwać kilka ładnych miesięcy i może angażować sporą grupę osób lub wymagać będzie środków pieniężnych, które organizacja powinna zainwestować.

Zdefiniuj cel i podziel duże tematy na mniejsze części

Definicja jasnego celu, który zostanie osiągnięty poprzez dokonanie zmian, będzie ważnym atutem w procesie rozpoczęcia rozmów z osobami odgrywającymi kluczowe role w danym przedsięwzięciu. Dodatkowo, planując kolejne akcje możemy dojść do wniosku, że nawet potencjalnie duże zmiany będą mogły zostać podzielone na mniejsze elementy, gdzie oczywiście ma to sens. Unikniemy wtedy podejścia tzw. big bang, co da możliwość zmiany priorytetów czy kierunku następnych kroków, a konsekwencje dużej zmiany rozłożą się w czasie.

Nie obiecuj

Podczas pracy z Product Ownerami, Scrum Master uczy by nie obiecywać. Warto tę zasadę wziąć sobie do serca również w postawie Agenta Zmiany. Jest to zupełnie zrozumiałe, że Scrum Master na początku swojej kariery, lub po dołączeniu do nowego zespołu chciałby ruszyć z kopyta w rozwiązaniu każdej przeszkody napotkanej przez zespół niczym Superbohater. Jednakże lepiej słowa przekładać w czyny, które poprzedza bardziej wnikliwa analiza tematu, aby nie doprowadzić do otrzymania etykiety “rzucającego słów na wiatr”.

Przedstawiaj potencjalne zmiany jako eksperymenty lub potwierdzenie hipotezy

W zależności od natury potrzeby zmiany, warto rozważyć komunikowanie jej jako weryfikacji hipotezy, poprzez przeprowadzenie eksperymentu. Dobrze jest podkreślić, że planowany eksperyment będzie podlegał inspekcji i adaptacji, a nawet potencjalne usprawnienie może nie osiągnąć założonego celu. Nie oszukujmy się, nie każda zmiana odniesie sukces, więc podejście empiryczne może tak naprawdę przynieść sporo dobrego w procesie uczenia się organizacji o zwinności i Scrum.

Zbieraj ludzi wspierających potrzebę

W większości przypadków w zmianach na poziomie organizacji potrzebne będzie wsparcie, a jednoosobowa misja może nie zdać egzaminu. Warto zarażać otoczenie pomysłami, aby zbudować społeczność osób chcących zaangażować się w proces. Tym samym Scrum Master przestaje być jedynym inicjatorem i wykonawcą zmiany, co stanowi dobrą kartę przetargową do rozmów z osobami decyzyjnymi.

Dokonuj pomiarów i powołuj się na dane

Nic tak chyba nie daje kopa do przodu, jak przedstawienie sytuacji obecnej w sposób mierzalny. A jeszcze większym bodźcem dla trzymających budżet w procesie podejmowania decyzji jest przełożenie danych pomiarów na pieniądze, np. ile złotówek tracimy poprzez nieefektywny proces, wykorzystanie starej technologii, nie inwestowanie w automatyzację i wiele innych. Naprawdę jako Scrum Masterzy jesteśmy w stanie dużo zmierzyć i powinniśmy bez obaw posiłkować się danymi, jako dodatkowym argumentem do promowania potencjalnych zmian. 

Zdefiniuj kryteria akceptacji sukcesu i bądź otwarty na feedback

Zdefiniowanie i przedstawienie miar powodzenia zmiany jest kluczowym elementem, który na pewno zainteresuje szczebel decyzyjny. Dzięki temu również będziemy mieli jasność, czy dany eksperyment potwierdził zakładaną hipotezę. W zdecydowanej większości przypadków, nie uwzględniając miar sukcesu, niezależnie jak wartościowe będzie to przedsięwzięcie, nie będziemy w stanie udowodnić spełnienia założeń inicjatywy. Istotne jest ustalenie momentu na zebranie feedbacku i sprawdzenie wyniku po zmianach, odnosząc się do początkowych założeń.

Bądź cierpliwy i pragmatyczny

Każdą organizację cechuje inny stopień gotowości i adaptacji do zmian. Ważnym elementem jest poznanie sytuacji od kuchni tzn. weryfikacja jak wygląda ekosystem, w którym operują zespoły deweloperskie. W dużej mierze sama branża danej organizacji będzie miałą wpływ na czas i sposób działania Scrum Mastera. Więc pracę nad zwinną kulturą organizacyjną możemy przyrównać raczej do maratonu niż do sprintu, gdzie przyda się duża doza charyzmy, pragmatyzmu i cierpliwości. 

Kilka słów na koniec

Jak sami z pewnością zauważyliście rola Agenta Zmiany nie jest łatwą, usłaną różami i wymagać będzie odpowiednio dobranej strategii działania, która będzie zależna od wielu czynników. Często będzie to wymagało od Scrum Mastera niemałej gimnastyki, aby Zespół Scrumowy operował w sprzyjających ku temu warunkach. Nie ma też się co oszukiwać, w zdecydowanej większości przypadków Scrum Master nie będzie na tyle umocowany, aby mieć realną moc sprawczą. Dlatego orężem Scrum Mastera będzie zgromadzenie odpowiedniej ilości mierzalnych dowodów, jak również sprzymierzeńców, co na pewno zwiększy skuteczność sugerowanych usprawnień. Ważnym jest to, żeby nie zrażać się porażkami, a takie mogą się pojawić, ale wyciągać z nich wnioski i próbować dalej. Dodatkowo doceniajmy i cieszmy się z każdej, nawet małej zmiany, którą udało się wdrożyć. Każda taka cegiełka przyczynia się do wzmocnienia konstrukcji House of Scrum.